Bezplatný nástroj dokáže takřka nemožné. Najde nejlepší čas na setkání

„Já můžu kdykoli vlastně jen úterky a čtvrtky, teda kromě příštího týdne, to můžu středu, ale až od osmi. V pondělí můžu v pohodě, ale vlastně pouze před devátou hodinou, středy mohu jen po druhé hodině odpoledne a ve čtvrtek mám schůzku, kterou můžu odložit, pokud se všichni shodneme na tomto dni…“

A teď si představte, že takovou zprávu dostanete od deseti lidí. V tom se opravdu nedá vyznat. Setkání u piva, rodinný výlet, školní projekt, teambuilding… Pokud se má sejít více lidí a každý z nich má napěchovaný kalendář, čeká vás koordinátorova noční můra.

Naštěstí už dlouho existují nástroje, které vám tento častý problém pomohou vyřešit. A nemusíte si kvůli tomu instalovat žádné aplikace. Stačí vytvořit jednorázový dotazník, do kterého každý vyplní své časové možnosti a preference. Vy jako organizátor pak vyhlásíte výsledek a je hotovo.

Na výběr máte z velkého množství online nástrojů, které se liší použitelností i tím, které funkce nabízí bezplatně a za které už musíte zaplatit.

Nejznámější je určitě služba Doodle, která funguje už od roku 2007 a za tu dobu nasbírala velké množství integrací a funkcí. Ale také velké množství reklam, ve kterém se samotná anketa pomalu ztrácí. Naštěstí postupně vznikla řada alternativ, které sice mívají méně pokročilých funkcí, ale pro základní vytvoření ankety poslouží skvěle.

Každá z výše uvedených služeb je podle nás použitelná. Základní principy tvorby „kalendářové ankety“ jsou totiž velmi podobné. V článku si je ukážeme na službě Xoyondo.

Řekněme, že chcete zjistit, na který den v příštích dvou týdnech máte naplánovat setkání kolegů po práci. Prvním krokem je tedy vytvoření nové události. Vyberte možnost „Schedule an event“, výsledkem bude kalendářová anketa.

V dalším kroku vyplníte základní parametry ankety.

Ve druhém kroku můžete přidat podrobnější popis. Hlavně ale uveďte i své jméno. E-mail teoreticky dávat nemusíte, ale pokud jej zadáte, dostanete na něj po vytvoření ankety příslušné odkazy, takže se vám neztratí.

Následně v kalendáři vyplníte, která data připadají v úvahu. Máte na výběr ze tří možností, jak termíny zadávat. Nejčastěji vybíráte konkrétní den, a naklikáte tedy možná data.

Můžete ale také zobrazit celý kalendář a naklikat velmi podrobné časové rozpětí, pro každý den pak můžete vybrat úplně jiné možnosti.

Třetí možností je napsat ručně popis jednotlivých možností. Můžete tak anketu využít nejen k hlasování o datech, ale třeba o místech nebo o tom, na který film jít.

V textovém režimu si dejte pozor, aby byly texty jednoznačné. Když napíšete úterý, budou všichni vědět, které úterý máte na mysli? Proto bývá lepší využít k volbě možností právě výchozí kalendářový režim.

Věnujte také pozornost pokročilým nastavením v následujícím kroku. Užitečná je třeba varianta Yes-No-Maybe, která lidem dává možnost vyjádřit své preference „můžu možná přijít“ nebo „můžu přijít, když to jindy nepůjde“. Je pak na správci ankety, jak to vyhodnotí. Pokud správce chce, může nechat výsledky hlasování tajné a každý účastník pak uvidí jen své výsledky.

Pomocí možnosti „omezit počet účastníků pro každou možnost“ můžete anketu použít k rozdělení lidí do skupin, například pokud má místnost omezenou kapacitu nebo pokud chcete lidi rozdělit do několika aut apod.

Jako správce si také rozhodněte, zda chcete dostávat e-mailová upozornění na každou novou aktivitu.

Klikněte na tlačítko Next a anketa je hotová. Systém vám vytvoří dva odkazy: jeden (zobrazený červeně) je určený pro všechny. Rozeslat jej můžete třeba e-mailem nebo přes svůj oblíbený nástroj na textovou komunikaci.

Druhý odkaz slouží vám jako administrátorovi pro úpravu a vyhodnocení výsledků.

Popis tvorby kalendářového dotazníku působí složitě, ale v praxi je to otázka několika minut. A hlasování je pak ještě rychlejší. Když váš kolega klikne na odkaz, objeví se mu takováto stránka

Pokud jste při vytváření vybrali možnost ano/ne/možná, ukáže se hlasujícím u každého data „semafor“:

To je veškerá aktivita, kterou po účastnících vyžadujete.

Vy jako administrátor výzkumu můžete sledovat, jak hlasování probíhá a kdo se jej již zúčastnil. Máte také přehled o vybraných termínech. Úplně dole pak vidíte celkový součet hlasů pro jednotlivé možnosti.

Z našeho fiktivního hlasování tedy nejlépe vyšla středa: pět lidí může a čtyři další dali „možná“. Samozřejmě, že můžete hlasování vyhodnotit dle vlastních kritérií.

Pamatujte, že účastníci nejsou u této ankety nijak ověření. Teoreticky by kdokoli mohl hlasovat za kohokoli jiného. Nástroj se tedy hodí pouze pro přehledné zjištění preferencí mezi lidmi, kteří si vzájemně věří. Pokud by někdo uvedl cizí jméno, nemáte to v anonymním výzkumu jak zjistit. Pak byste museli ke sběru informací využít jiného nástroje. A možná zvážit, zda se vůbec chcete sejít.