Práce z domova: jak být efektivní a na co máte od zaměstnavatele nárok

Pokles produktivity, pocit odloučení, zmatek v prioritách, nárůst úzkosti a dalších psychických poruch, vyhoření. Takové mohou být následky práce z domova. Proto je dnes potřeba víc než ve „starých dobrých kancelářských časech“ umět svoje podřízené motivovat a zadávat jim práci tak, aby se v ní neztratili. A pracovníci sami si musí plánovat svou práci tak, aby byli efektivní a spokojení jak v pracovním, tak osobním životě. Doma se totiž oba často prolínají.

Klíčová je komunikace. Nejenom formou zadávání úkolů, řešení problémů, ale i neformální zájem o druhého. Komunikace pozitivních posunů a sdílení důležitosti spolupráce. Přeorientovat zpětnou vazbu z pochvaly za výkony jednotlivce, ale ocenění přístupu kolektivu. Manažeři by měli v první řadě projevit svým lidem respekt a pořádnou dávku empatie. Otázka „Jak se máš?“ by neměla být jen frází, ale skutečným vybídnutím ke sdílení osobních pocitů.

Nápor na psychiku jednotlivce je totiž veliký. Pracovník může v domácím prostředí zažívat odloučení, nebo dokonce pocit, že není tak důležitý. Ukazuje se, že lidé umí dělat svoji práci, ale častokrát bezohledná komunikace či špatné sdílení informací vedou k zahlcenosti či deprioritizaci. Člověk se pak sám ztratí.

„Negativním příkladem nám může být vláda, kdy dost velká většina populace již jejich porady, diskuse či výměny názorů ani nesleduje, protože je to více chaos než řízení. Proto by se firmy z toho měly poučit a průhledněji komunikovat. Vědět, proč jejich firma existuje a kam směřuje. Dávat lidem najevo, že nejsou jen číslo, ale kolegové, kteří jsou určitou měrou pro tým důležitý,“ míní lektor a terapeut Matěj Krejčí.

Odlišné podmínky znamenají také různou angažovanost i další povinnosti v „pracovní době“. „Určitě se proto vyplatí dát zaměstnancům více flexibility a volnosti při rozhodování – kdy, kde a případně jak mohou svůj úkol naplnit. Tímto podpoříte v lidech kreativitu a zodpovědnost za odvedenou práci, současně posílíte naplnění jejich primární sociální potřeby autonomie,“ doporučuje kouč Vladimír Tuka, šéf společnosti NeuroLeadership.

Velmi sužující může být i nejistota ohledně toho, co bude následovat. Jestli a kdy koronavirus odejde. Lidský mozek podle Tuky nerozlišuje obecnou a neobecnou jistotu, zkrátka potřebuje jistotu. Správný lídr ji svým lidem poskytne dobře vedenou komunikací a předvídatelností, které pomohou k návratu mentální síly nezbytné pro promyšlené konání a plnění úkolů. Zcela klíčová je přitom transparentnost.

„Manažer by měl hovořit i o věcech, které často zůstávají skryté, ale lidé o nich stejně přemýšlejí: ať už jde o propouštění či jiné personální změny, zmrazení odměn, nebo přenastavení komunikace v týmech. I když to mohou být nepříjemné zprávy, lidé ocení jasnost a srozumitelnost – a tak i negativní informace přijmou lépe a s větší dávkou pochopení,“ říká Vladimír Tuka.

Pro udržení funkčních týmů je rovněž nezbytné, aby jejich členové měli společné hodnoty, vize a záměry. Zaměstnanci by měli rozumět svým rolím a ztotožnit se s posláním svého týmu, resp. celé firmy. Přijmou-li totiž cíl týmu za svůj, budou mít větší potřebu podílet se na jeho úspěších a dokážou pak i snáze odolávat rušivým prvkům či rozptylování, které s prací z domova mnohdy souvisejí. „Společné cíle vytváří tzv. „in group“ motivaci (pocit, že někam patříme), která je zásadní pro udržení talentů ve firmě. Z výzkumů NeuroLeadership Institutu v USA zároveň vyplývá, že zaměstnanci, kteří se cítí být součástí týmu, prožívají významně méně úzkosti,“ tvrdí Tuka.

Dětem snídani, sobě kafe, ranní videoporada s kolegy, začít plnit nové pracovní úkoly, přičemž ty staré ještě nejsou hotové, dohlížet na děti na distanční výuce, uvařit oběd… Je poledne a zaměstnanec se – pořád v županu – nachází v totálním chaosu. Situaci, kdy přeskakujeme z jednoho na druhé, ale mentálnímu (či jinému) nepořádku je však potřeba se vyhnout. „Co zaručeně pomůže, je vytvořit si nové užitečné denní rutiny, které nahradí ty předchozí související s každodenním docházením do kanceláře,“ radí kouč Vladimír Tuka.

Ten doporučuje si nejdříve podrobně zmapovat svůj den. „Zjistěte, které rutiny si uchováte a které je naopak zapotřebí změnit. Buďte přitom k sobě naprosto upřímní a otevření – pojmenujte si veškerý čas, i ten strávený na sociálních sítích, povídáním si s kolegy či sledováním televize,“ podotýká kouč. Důležité je také si označit čas, který nyní uspoříte například tím, že necestujete do práce, cvičíte v domácím prostředí a nakupujete převážně online.

S takovouto mapou se už dá velmi dobře pracovat. Ohodnoťte si všechny aktivity podle důležitosti – co se musí každý den udělat, co je v kategorii „rád/ráda bych“ a bez čeho se klidně obejdete. „Myslete při tom na sebe a své fyzické i mentální zdraví,“ zdůrazňuje Tuka. Ze všech aktivit pak vytvořte plán, který obsáhne činnosti s pevně stanoveným časem (například nezbytná opora dětem během distanční výuky), pak jiné aktivity s časovým rámcem, do nichž se zapojují i další lidé (například porady a jednání s kolegy). Zbylý čas pak rozdělte mezi činnosti, které mohou být do značné míry flexibilní.

Nejde jen o to, aby vám nově vytvořený řád dával smysl, musí být hlavně proveditelný. „Budete-li při plánování až příliš ambiciózní, může se dostavit pocit marnosti a beznaděje, že nic nestíháte. Určitě se tak vyplatí mít nejen časovou rezervu, ale i být k sobě tolerantní a vlídný,“ radí majitel firmy NeuroLeadership. Pak už zbývá „jen“ dohodnout se na řádu se zbylými členy domácnosti, rozdělit si společně práci a důsledně vše dodržovat.

Rodina přitom nesmí být váš nepřítel. „Doporučuji si s rodinou z toho udělat kooperativní hru. Každý má určité povinnosti, které si během dne musí splnit, abychom jako rodina vyhráli společný čas. Osobně mě to nejvíce naučila hra Pandemic, ale existují i další kooperativní hry, které učí spolupráci, komunikaci a hledání řešení. Není to o tom, vyhrát jako jednotlivec, protože to není možné, ale vyhrát a porazit hru jako tým. Členové rodiny nemusí být záškodníci naší efektivity, ale naopak důležití spoluhráči. Hrajte spolu, a ne proti sobě,“ zdůrazňuje lektor Matěj Krejčí.

Díky podloženému dennímu programu získáte větší jistotou jak při jednání se svými nadřízenými, tak při účasti na poradách, domlouvání online schůzek i dodržování termínů odevzdání práce. Budete mít snazší vyjednávání, více argumentů a zároveň pocit větší volnosti – dokážete pak smysluplně rozdělit svých 24 hodin v 7 dnech týdne mezi rodinu, práci, sebe i své přátele.

Důležité je připustit si, že člověk čas od času prokrastinuje. Tedy odkládá důležité úkoly na později a místo práce na nich dělá něco v tu chvíli nedůležitého, například zuřivě uklízí kout v bytě, který ležel dlouho netknutý a nikomu to nevadilo. Dělají to všichni. „Důležité je si to přiznat a následně snižovat prokrastinační čas na úroveň, která neškodí naší práci, pozornosti, spokojenosti a efektivitě,“ radí terapeut Matěj Krejčí.

„Doporučuji si dát tři priority dne, které je potřeba splnit, abychom se co nejblíže posunuli k nějakému výsledku práce, a na ty se co nejvíce soustředit. Zároveň si dovolit odpočívat, ale uvědomovat si, zda druh odpočinku, který jsme zvolili, je opravdu odpočinek, nebo jen ukonejšení. Proto doporučuji si odpočinek měřit například na 5 až 10 minut, aby vás budík upozornil, že je zase potřeba vrátit se do práce,“ radí.

Home office je náročný nejen psychicky, ale také finančně. Lidé utrácejí víc za energie, vodu, ale třeba i toaletní papír. Podle advokátky kanceláře Squire Patton Boggs Petry Věžníkové je zaměstnavatel povinen hradit zaměstnanci náklady, které mu prokazatelně vzniknou při výkonu práce. To se vztahuje i na práci z domova a může to zahrnovat například výdaje na kancelářské potřeby, na zvýšenou spotřebu elektřiny, na pracovní hovory ze soukromého telefonu atp.

Druhou skupinou nákladů jsou pak náklady na opotřebení vlastního majetku zaměstnance – když pro práci používá například svůj vlastní počítač, tiskárnu, ale i kancelářskou židli. „Na náhradu za opotřebení má zaměstnanec nárok jenom v případě, že to bylo předem sjednáno dohodou se zaměstnavatelem, stanoveno ve vnitřním předpisu zaměstnavatele nebo na základě individuálně písemně určených podmínek zaměstnavatele,“ vysvětlila právnička.

I u práce z domova je třeba řešit bezpečnost práce. Zaměstnavatel má totiž povinnost vytvářet bezpečné a zdraví neohrožující pracovní prostředí a podmínky. Proto musí aktivně vyhledávat rizika home office a přijímat odpovídající opatření.

„Ideálně by měl zaměstnavatel místo výkonu práce zkontrolovat – ať už osobní prohlídkou, vyplněním dotazníku zaměstnancem, nebo např. pomocí fotodokumentace – a pak upozornit zaměstnance na existující rizika a navrhnout vhodná opatření,“ konstatuje Věžníková. „Například pro zlepšení ergonomie domácího pracoviště, ať už pomocí poskytnutí potřebných prostředků jako stůl nebo židle, nebo příspěvku na jejich pořízení,“ doplnila.

I doma se člověku může stát při práci úraz. Aby ale mohl být uznán jako pracovní, je třeba splnit několik předpokladů. Minimálně to, že zaměstnanec neporušil zásady bezpečnosti a ochrany při práci (BOZP).

„Zaměstnavatel má povinnost nahradit zaměstnanci újmu v případě, že újma vznikla při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s jejich plněním. Například když zaměstnanec pospíchá z jiné místnosti na videokonferenci, protože slyší zvonění, a poraní se na schodech,“ uvádí advokátka Petra Věžníková.

Zaměstnanec musí prokázat, že úraz, který utrpěl, je úrazem pracovním. Tedy okamžitě po nehodě musí například nafotit zranění a místo, kde k němu došlo, na mobilní telefon a situaci popsat.

Za pracovní úraz by měl zaměstnavatel pracovníkovi kompenzovat ztrátu výdělku, uhradit bolestné, náklady na léčení a případnou věcnou škodu. Peníze mohou dostat i blízcí, a to při zvlášť závažném ublížení na zdraví. Tehdy mají právo na jednorázovou náhradu nemajetkové újmy.

„Zaměstnavatel se může zprostit povinnosti nahradit zaměstnanci škodu v případě, že zaměstnanec svým zaviněním porušil předpisy BOZP, ačkoliv s nimi byl řádně seznámen a jejich znalost a dodržování byly soustavně vyžadovány a kontrolovány. Nebo pokud byl pod vlivem alkoholu či návykových látek a zaměstnavatel nemohl škodě nebo nemajetkové újmě zabránit,“ popisuje právnička.