Živnostníky čekají povinné „datovky“. I milion těch, kteří už nepodnikají

Článek si také můžete poslechnout v audioverzi.

Česko bude brzy patřit k rozvinutým digitálním zemím. Dotlačí ho k tomu zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který od ledna do března příštího roku automaticky zřídí datovou schránku všem spolkům (včetně SVJ), nadacím a živnostníkům, kteří ji doteď nemají, nebo si ji do konce roku sami dobrovolně nespustí (celkem jde cca o 2,1 milionu: u OSVČ 1,9 milionu a u právnických osob 200 tisíc). Dosud si musely schránku povinně zřídit úřady nebo podnikající právnické osoby a dobrovolně si ji mohl založit každý občan.

„Digitalizace je jednou z priorit Ministerstva vnitra a toto je další důležitý krok, který pomůže přesunout komunikaci s úřady do on-line prostředí. To umožní tuto komunikaci zefektivnit a zlevnit,“ uvedl na tiskové konferenci náměstek ministra vnitra Lukáš Kolářík s tím, že za poslední čtyři roky stoupl zájem o datové schránky o 460 procent.

Prostřednictvím datové schránky lze podat například daňové přiznání přímo z gauče obývacího pokoje, zažádat o výpis z rejstříku trestů, získat výpis z bodového hodnocení řidiče nebo přehled o důchodovém pojištění.

Lze však také zaslat omluvenku dítěti do školy, podat odvolání vůči soudu těsně před uplynutím lhůty na odvolání třeba minutu před půlnocí anebo získat upozornění na konec platnosti dokladů.

Komunikace se soudy a státními úřady je přitom zdarma a za odeslání zprávy firmám, živnostníkům a dalším občanům se platí pět korun.

Nyní funguje téměř 1,7 milionu datových schránek (758 tisíc jich bylo zřízeno povinně a 910 tisíc jich vzniklo dobrovolně). Na konci března příštího roku se jen ze strany OSVČ a právnických osob (fyzické osoby si ji budou moci zablokovat) jejich celkový počet zvýší na 3,8 milionu. Počet datovek se tak během jednoho čtvrtletí více než zdvojnásobí.

Fakticky bude zřízení stránek probíhat tak, že živnostníkům a nepodnikajícím právnickým osobám přijde od státu takzvaný „poslední dopis“ s přístupovými údaji i návodem na přihlášení a následně už bude stát komunikovat s těmito subjekty výhradně elektronicky. Kdo se nepřihlásí sám, tomu stát schránku spustí 15 dnů po uplynutí lhůty na doručení.

Každý den bude Ministerstvo vnitra zřizovat zhruba 50 tisíc schránek. „Systém rozhodně nespadne,“ slibuje Roman Vrba, ředitel odboru eGovernmentu Ministerstva vnitra.

Odborníci posun Česka vpřed směrem k moderním technologiím chválí, avšak lepší by podle nich bylo, kdyby byl tento přechod dobrovolný. Například Michael Dobrovolný, manažer společnosti Smart Office & Companies, je přesvědčený o tom, že datové schránky pomáhají rozvoji podnikání.

„Datové schránky skutečně fungují, to není jako registr vozidel či evidence skutečných majitelů. Dokonce si myslím, že trocha tlaku na zavedení datovek neškodí, protože nežijeme v 18. století. Proto jsem přesvědčen, že státní úřady mají bez výjimky využívat elektronickou komunikaci vůči těm, co schránky už mají, ale aby je měli povinně zřízenou všichni – to za šťastné nepovažuji,“ říká Dobrovolný, který je zároveň účastníkem legislativní rady Asociace malých a středních podniků a živnostníků ČR (ASMP).

Dobrovolný se obává, že drobní řemeslníci na vesnicích nechtějí fungovat online, pořídit si počítač, zaplatit si datový trezor na archivaci starých zpráv (po 90 dnech od doručení se jejich obsah smaže, i když alternativou je možnost archivace v Portálu občana) každý měsíc platit připojení a vše sledovat přes chytrý telefon. „Je to pro ně další náklad a starost. Chtějí pracovat rukama a neřešit konektivitu. Obávám se, že hlavně pro starší řemeslníky může být obsluhování schránek náročné a může to pro ně být důvod ukončit svou činnost,“ obává se účastník legislativní rady AMSP.

Navíc je podle něj problém, že písemnosti - až na výjimky – se berou jako doručené po 10 dnech v datové schránce, i když je nikdo nečetl. „Navíc po třech měsících zmizí úplně. Těm, kdo si nebudou schránku vybírat, budou zprávy prostě doručeny takzvanou fikcí. To může pro někoho znamenat cestu do průšvihu,“ dodává.

Datové schránky však nemusí vadit jen manuálně pracujícím živnostníkům. Elektronickou komunikaci nechtějí řešit i někteří lidé pracující hlavou. „Jsem proti tomu. Obsluha takové schránky není i podle odborníků nejjednodušší a technicky zcela spolehlivá a je to tak pro mě další náklad a starost,“ říká například překladatel a tlumočník z polštiny a faerštiny Jiří Sedlák.

Problém se zřízením datové schránky mohou mít také živnostníci, kteří pozastavili svou podnikatelskou činnost, ale dosud ji neukončili, kterých je nyní asi 900 tisíc z celkového počtu 1,9 milionu registrovaných OSVČ. Datová schránka je totiž vázána na IČO živnostníka. „Kdo už nepodniká a nepočítá s tím, že podnikat bude, měl by si v takovém případě živnost zrušit. Datová schránka mu tak nebude automaticky zavedena,“ radí Roman Vrba, ředitel odboru eGovernmentu Ministerstva vnitra.

Podle něj stojí za neochotou některých lidí či firem obava z náročné obsluhy schránky, ale kdo to vyzkouší, je podle výzkumů rezortu vnitra s jejím fungováním spokojen.

„Fyzickým osobám i živnostníkům bych doporučoval se do schránky hlásit přes Portál občana, který je branou k elektronickým službám státu. Je to přehledný rozcestník na ministerstvo financí, dopravy či práce a sociálních věcí a umožňuje širší spektrum notifikací. Lidé si budou moci například sami nastavit, kdy jim končí řidičský průkaz, obsluhovat více svých datových schránek najednou, archivovat si automaticky došlé zprávy až do velikosti jednoho gigabajtu,“ radí šéf eGovernmentu Ministerstva vnitra.

Firmám může podle něj podnikání zjednodušit také to, že mohou účetním firmám zřídit přístup do datové schránky, což jim významně zjednoduší zpracování daní a kontrolních hlášení.

Jana Jáčová, zakladatelka a šéfka české účetní firmy UOL Účetnictví, souhlasí s tím, že „datovky“ zjednoduší živnostníkům i firmám podnikání, a doporučuje, aby si je lidé zřídili a nebáli se jejich obsluhy. „Důležité je, že účetní může dostat přístup do datové schránky uživatele, ale jen pro odesílání zpráv, takže se nemůže stát, že by se jeho přihlášením do datovky stáhly klientovi zprávy a běžely mu lhůty (pokud si klient zprávu nevyzvedne, považuje se za 10 dní za doručenou, pozn. red.),“ říká.

Klientům tak Jáčová doporučuje, aby si nastavili notifikaci na SMS nebo na e-mail, že jim přišla zpráva do schránky, a budou tak vědět, že si ji mají otevřít. „Datovka vypadá podobně jako e-mail, není to nic složitého. Když nebude odesílat přímo účetní, tak účetní pošle datový soubor klientovi e-mailem a živnostník si ho odešle sám. Zřízením datovky bude OSVČ chodit minimálně komunikace, není to tedy žádná finanční zátěž,“ je přesvědčená šéfka UOL Účetnictví. Zároveň však lidem doporučuje, aby si přijaté i odeslané zprávy včetně doručenek stahovali k sobě na úložiště kvůli tomu, že starší komunikace po čase ze schránky mizí.

Stát se nyní bude v kampani, jejíž poslední část stojí 21 milionů korun, snažit přesvědčit lidi o tom, že datovka je „sexy“ a že nemají váhat a přihlásit se do ní hned. Konkrétně se bude snažit u lidí rozdělených do pěti různých věkových i organizačních skupin (mladí, dospělí, lidé nad 50 let, FO a PO a spolky a nadace) vysvětlit, jaké výhody schránky přinášejí a jak snadno jsou dostupné a dále co přesně nastane od 1. ledna 2023. Celkově se pak Ministerstvo vnitra bude snažit maximalizovat počet nových dobrovolných uživatelů a zvýšit objem využívaných služeb v rámci eGovernmentu.

Za 13 let fungování datových schránek z nich odeslali lidé a firmy přes miliardu zpráv. Změna zákona v současnosti počítá také s tím, že datovou schránku stát od roku 2023 automaticky zřídí každému občanovi, který se například pomocí bankovní identity nebo eObčanky poprvé přihlásí ke kterékoli digitální službě státu. Na rozdíl od živnostníků a právnických osob si však bude moci schránku znepřístupnit, a to na nejbližší pobočce Czech POINT, nebo po přihlášení do datové schránky.

Pokud se v rámci legislativního procesu podaří část zákona o automatickém zřízení datovek fyzickým osobám zrušit, nebudou si lidé muset aktivně schránku rušit, ale její zřízení bude dobrovolné. „Myslím, že je reálná šance to do konce roku stihnout,“ říká náměstek ministra vnitra Kolářík.

Oprava: V textu jsme uvedli, že kdo z živnostníků nechce datovou schránku, musí si zrušit IČO. IČO však nelze zrušit. Důležité je tak zažádat o zrušení živnostenského oprávnění.