Článek
Společnosti po celém světě investují nemalé částky do nových technologických řešení, která bez ohledu na to, co firma dělá, mají jeden cíl - zlepšit výsledky společnosti. Pokud jsou tato řešení správně využita a zapracována do režimu, ve kterém firma pracuje, mají potenciál změnit její fungování. Aby se to však mohlo stát, je třeba, aby změnu přijali konkrétní lidé, kterých se „novinka“ dotýká. V opačném případě může jít o promarněnou šanci.
Proč to nemusí fungovat
Globální výzkum společnosti Deloitte mezi výkonnými řediteli pro informační systémy ukazuje, že hlavní příčinou, proč technologické projekty selhávají, je nepřijetí nového nástroje od zaměstnanců. Dalšími významnými důvody jsou například i nerealistická očekávání, neadekvátní sponsorship (firma konkrétní projekt z nějakého důvodu nepodporuje, například proto, že změna jde proti ostatním tlakům ve společnosti, pozn. redakce) či chybějící plán, jak chystanou změnu přijmout. Špatný projektový management má pak na případný neúspěch projektu menší vliv.
Co mají tyto důvody společného? Obě tyto oblasti souvisí s lidmi, nikoliv s technologií jako takovou nebo jejím nastavením. Zároveň by se daly ošetřit správně uchopeným change managementem nebo správně řízenou změnou, uvádí Andrea Černá ze společnosti Deloitte, která se věnuje oblasti řízení změny a komunikaci.
Řízení změny aneb co je to change management?
Jedná se o přístup, který firmám a zejména lidem v nich pomáhá se co nejrychleji adaptovat na přicházející změnu.
Zatímco cílem projektového managementu je změnu doručit, např. v podobě spuštění nového HR systému, cílem change managementu je tuto změnu uřídit. Znamená to, že ke dni, kdy ke změně dojde – v tomto případě ke dni, kdy bude nový HR systém spuštěn – bude každý, koho se tato změna dotkne, vědět, co a jak má dělat a na koho se obrátit. Zároveň bude chápat, proč k této změně došlo a proč je potřebná. Cílem change managementu totiž není vylepit pár plakátů a poslat e-mail či realizovat trénink. Je to systematická práce s obavami, strachy a rezistencí lidí vůči změně.
Proč investovat do řízení změny
Zatímco projektový management pokrývá technologickou a racionální část implementace, často opomíjený change management pracuje s emoční a iracionální stránkou změny.
S nástupem nové technologie a nových procesů se totiž lidé mohou například obávat, že přijdou o svou práci, nechtějí měnit zaběhnuté postupy nebo se bojí, že přijdou o svou pozici v rámci organizace. To je přitom jen velmi stručný výčet strachů a obav, které vedou k odporu vůči změně. „Change managementem lze cíleně a systematicky ovlivnit zaměstnance, eliminovat jejich strachy, nejistoty a otázky, ale také je připravit a vytrénovat, aby byli schopni efektivně fungovat v novém nastavení a podpořit tak akceptaci nové technologie,“ říká Černá, Senior Human Capital Consultant společnosti Deloitte.
Na druhou stranu by bylo mylné domnívat se, že pouze change management zaručí zcela bezbolestný přechod k novému fungování. Může však vést k významnému zkrácení doby přechodu k novému normálu.
Tři scénáře při implementaci změny ve firmě.
Zkrácení doby změny potvrzuje také průzkum společnosti Prosci, která se change managementem zabývá. Podle něj projekty, které neopomíjejí řízení změny, jsou v porovnání s projekty, které change management neobsahovaly nebo kde nebyl prováděn v dostatečné kvalitě, až 6× častěji považovány za úspěšné a až 5× rychleji dodané. Celkem 78 % takových projektů pak bylo dodáno v rámci stanoveného rozpočtu, nebo dokonce za cenu nižší.
Pokud se tedy společnost rozhodne investovat nemalé částky do technologie, měla by usilovat o vytěžení potenciálu, který s sebou přináší. Jen samotná technologicky úspěšná implementace totiž ke změně nestačí. „Jestliže lidé nebudou vědět, jak s novým systémem efektivně pracovat, a nebudou si vědomi jeho přínosů či jeho zasazení do celkové strategie společnosti, budou se mu bránit a zamýšleného výsledku implementace tak nebude možné dosáhnout,“ dodává Ondřej Přerovský, Senior manažer v Human Capital Advisory Services společnosti Deloitte.
Zatímco v Čechách change management svou pozici teprve hledá a řízení změny se v tuzemsku děje spíše intuitivně a reaktivně, bez velké strategie, v zahraničí je už běžnou součástí technologické implementace. „Zejména v Německu, USA či jiných zemích na západ od nás už pochopili, že change management je pro úspěch projektu stejně důležitý jako technické streamy. V některých západních společnostech mají třeba i pozici change managera. Tito lidé jsou do strategických projektů zapojeni už od začátku, putují z projektu na projekt a projektové týmy to vnímají jako samozřejmost,“ dodává odbornice na řízení změny ze společnosti Deloitte.
První firmy, které poptávají change management služby, se už objevují ale také v Česku. Jde primárně o zahraniční společnosti, které stejný přístup vidí u svých mateřských společností.
Příkladem je společnost Albert pro kterou je řízení změny nedílenou součástí všech větších projektů.
„Implementace nových technologií a systémů již dávno není jen v rukách IT oddělení a klíčových expertů, kteří rozumí, jak je systém nastaven a co pro koncové uživatele umí, zároveň s tím vždy přemýšlíme o dopadu na jednotlivé části organizace, jak o změně budeme komunikovat, jak změnu „prodáme“, jak a koho zaškolíme,“ uvedla Martina Odehnalová, HR ředitelka ve společnosti Albert.
První úspěšnou zkušenost s change managementem řetězec Albert absolvoval před lety při změně z Google prostředí na Microsoft365, kdy HR oddělení bylo centrem řízení tohoto projektu z pohledu změny.
„Aktuálně jsme na HR součástí velkého globálního transformačního projektu implementace jednotného HR systému a standardizace procesů, bez profesionální podpory zkušeného dodavatele si úspěšné zavedení projektu do praxe nedovedeme představit,“ dodává Odehnalová.
