Faktury na papíře nebo v PDF do pár let skončí

Rozhovor si také můžete poslechnout v audioverzi.

Evropská unie připravuje zásadní změnu ve fakturaci, která má během několika let přepsat způsob, jakým mezi sebou firmy posílají účetní doklady. Dnes drtivá většina firem posílá PDF dokumenty e-mailem. Za pár let budou mezi nimi automaticky proudit strukturovaná data.

Podle Adama Šoukala, zakladatele společnosti Roger a výkonného ředitele nadnárodní skupiny Orbian, která se zabývá faktoringem, se tato změna už v části ekonomiky odehrála. „V mnoha odvětvích už ta změna nastala. Třeba v e-commerce nebo rychloobrátkovém zboží si už dodavatelé a odběratelé posílají datové věty o tom, co se nakupuje a za kolik. A stejně tak už si v tomhle formátu posílají faktury,“ vysvětluje v Agendě Seznam Zpráv Byznys.

Ve většině firem ale stále převažuje klasický model: PDF faktura poslaná e-mailem, kterou někdo ručně přepisuje do účetního systému. „PDF je jen elektronický obraz faktury. Elektronická faktura je datová věta,“ říká.

Nový evropský standard stojí na technologii PEPPOL, která funguje jako jednotná síť, po které si firmy faktury posílají. „Představte si to jako kolejnice, po kterých ty faktury budou jezdit,“ vysvětluje Šoukal. Paralelně s tím má evropská směrnice ViDA do roku 2030 zavést povinnou digitální výměnu faktur v celé EU.

Zjednodušeně: Faktura už nevznikne jako dokument, ale jako datová věta v účetním systému firmy. Každý údaj má přesně definované místo, přesný význam, jednotný formát, aby byl strojově jednoduše čitelný.

Takže software okamžitě ví, co je DIČ, co je DPH nebo jaká je splatnost či fakturovaná  částka. Ten fakturu automaticky odešle do systému druhé strany, kde se sama spáruje a zaúčtuje. Proces, který dnes zahrnuje e-mail, ruční kontrolu a přepis, má podle Šoukala zcela zmizet. „Samozřejmě to bude bez zásahu člověka,“ říká v Agendě.

Firmy podle něj dnes za manuální zpracování faktur platí desítky až stovky korun za kus v závislosti na složitosti procesu. „Když to děláte manuálně, zaplatíte řádově 20 až 200 korun za každou fakturu, než ji přijmete a zaúčtujete,“ uvádí. V digitálním režimu mají tyto náklady klesnout na haléře.

Nástup nové povinnosti navíc nebude skokový. Ve většině zemí, které elektronickou fakturaci zavádějí, stát postupuje po etapách – nejdříve se změna týká firem obchodujících se státem, poté velkých podniků a teprve následně malých a středních firem.

Podobný scénář očekává i Adam Šoukal v Česku. „Vždycky se to dělá tak, že první se to zavádí pro firmy, které fakturují státu, potom pro velké firmy a následně pro malé a střední podniky,“ říká.

Zároveň upozorňuje, že části podnikatelů se nová povinnost pravděpodobně vůbec nedotkne. Elektronická fakturace má být navázána především na plátce DPH. „Spousta živnostníků, kteří nejsou plátci DPH, z toho bude vyjmuta,“ dodává.

Podle Šoukala navíc většina firem už dnes používá účetní nebo fakturační software, který bude možné na nový standard relativně snadno upravit. „Zhruba 70 procent firem už dnes používá nějaký fakturační systém,“ říká.

Změna má zásadně ovlivnit i financování firem. Rychlejší a přesnější tok dat o fakturách může podle Šoukala zlepšit přístup k provoznímu financování. „Kdykoliv se zavede elektronická fakturace, významně to zvýší přístup firem k provoznímu financování,“ tvrdí.

Zkušenosti ze zahraničí ukazují, že digitalizace fakturace může zlepšit likviditu firem i v makroekonomickém měřítku. „V Kolumbii se po zavedení elektronické fakturace navýšilo financování firem o dvě procenta HDP,“ říká Šoukal.

Jedním z hlavních motivů EU je omezení daňových úniků, zejména u DPH. Ty podle odhadů dosahují v Evropě stovek miliard eur ročně. Nový systém má umožnit finanční správě vidět transakce téměř v reálném čase. „Stát vlastně vidí, kdo komu fakturuje,“ popisuje Šoukal přístup některých modelů v zahraničí.

„Myslím si, že pro stát je to no-brainer,“ říká Šoukal s odkazem na potenciální přínos pro výběr DPH. Podle něj může digitalizace fakturace zásadně snížit tzv. DPH gap a zvýšit výběr daní o desítky miliard korun.

Zároveň však zdůrazňuje, že nepůjde o detailní kontrolu položek na faktuře. „Nikdo nepřenáší položky faktur. Jsou to hlavičky: Kdo komu dodává, za jakou hodnotu a s jakou splatností,“ říká.

Digitalizace vyvolává i obavy z bezpečnosti a státní kontroly. Šoukal ale tvrdí, že podobné systémy jsou již dnes technicky dobře zabezpečené. „Dnes všechny účetní systémy mají dvoufaktorové ověření. O bezpečnost bych se nebál,“ ujišťuje.

Změna by neměla vést k masovému propouštění účetních, ale ke změně jejich práce.  Podle něj se účetnictví posune od rutinní administrativy k finančnímu řízení firem. „Budou dělat zábavnější věci. Třeba plánovat cash flow a řešit financování, ne přepisovat faktury,“ říká Šoukal.

Zatímco některé země jako Itálie nebo Polsko už elektronickou fakturaci zavádějí, Česko zatím jasný plán nemá. Nejzazší termín – rok 2030 – však platí pro všechny členy EU.