Datová schránka: K čemu slouží a jak ji použít či zrušit

Článek si také můžete poslechnout v audioverzi.

V roce 2023 stát povinně automaticky zřídil datové schránky dvěma milionům živnostníků, společenství vlastníků a dalších subjektů. Od ledna do března 2024 totéž postupně čeká také všechny autorizované architekty, inženýry a techniky a úředně oprávněné zeměměřičské techniky.

Důvodem je rozšiřování digitalizace státu. Pro úřady se tím komunikace zjednoduší, zrychlí a zlevní. Stejné výhody to má i pro lidi, jimž vyhovuje elektronická komunikace. Při použití datové schránky se lze vyhnout návštěvám na úřadě nebo placení za poštovné a za výpisy z registrů.

Pokud se chce živnostník používání datové schránky vyhnout, jediná možnost je zrušit živnost. „Pak je automaticky datová schránka pro podnikající fyzickou osobu znepřístupněna a již se do ní nedají zasílat zprávy. Schránka je definitivně zrušena po uplynutí lhůty tří let,“ upřesňuje Ivo Vysoudil, mluvčí České pošty, která měla do konce března 2023 datové schránky na starost.

Při pouhém pozastavení činnosti datová schránka funguje dál. Stát automaticky zřídil datové schránky i lidem, kteří sice přerušili činnost, ale mají stále přidělené IČO.

Datová schránka je státem garantovanou elektronickou náhradou za poštovní schránku na papírové dopisy, tedy jistou obdobou e-mailu. Slouží zdarma pro dobře zabezpečenou komunikaci s úřady, případně za poplatek mezi lidmi a firmami navzájem.

Na rozdíl od e-mailu použití datové schránky znamená oficiální potvrzení odesilatele i příjemce, tedy úředně ověřenou identitu podobně jako elektronický podpis.

Samotná datová schránka funguje jen jako aplikace pro doručování a odesílání zpráv a dokumentů, případně k jejich archivaci. Přístupové údaje k ní však lze využít při komunikaci s úřady a vyplňování formulářů také na Portálu občana nebo dalších on-line službách státu a veřejných institucí.

Chce-li někdo mít datovou schránku dobrovolně i jako nepodnikající fyzická osoba pro soukromé účely, musí o její zřízení požádat a může pak využívat dvě schránky na různé věci. „Do datové schránky založené ze zákona, například z důvodu podnikání, mohou být doručovány pouze zprávy týkající se podnikatelské činnosti,“ upozorňuje mluvčí České pošty Ivo Vysoudil.

Ten, komu začne fungovat datová schránka, má od té chvíle povinnost podat daňové přiznání elektronicky. Nemusí to však nutně znamenat podání přes datovou schránku, je možné využít i portál Moje daně. Seznam Zprávy pro vás připravily návod na ten nejjednodušší postup.

Přístup do datových schránek je k dispozici na portálu www.mojedatovaschranka.cz. Každý, komu stát zřídil datovou schránku, dostal poštou přístupové údaje. Jestliže někdo zásilku s přístupovými údaji minul, bez problému se k nim dostane.

Nejjednodušší je přihlásit se na stejném portálu přes Identitu občana. „Následně si můžete nové přístupové údaje vygenerovat sami. Po přihlášení si v pravém horním rohu vyberete pole Nastavení, dále v levé části obrazovky možnost Uživatelé a v pravém dolním rohu možnost Nové přístupové údaje,“ radí Ivo Vysoudil.

Druhá varianta je navštívit CzechPoint a vyžádat si přístupové údaje zde. Dostanete je pak takzvanou virtuální obálkou, což je kombinace odkazu v e-mailu a údajů získaných na CzechPointu.

Lidem, kteří mají zřízenou datovou schránku, se její obsah zobrazuje také na Portálu občana. Zde je možné si také zdarma uložit kopie datových zpráv nebo jejich přílohy, není to však plnohodnotné uložení zprávy se všemi náležitostmi jako v placeném Datovém trezoru.

Datová schránka se aktivuje, jakmile se do ní někdo poprvé přihlásí. Automaticky zřízené datové schránky začnou fungovat také bez přihlášení, a to 15 dní od doručení dopisu s přístupovými údaji. „Datová schránka je ovšem zprovozněna i při nepřevzetí dopisu s přístupovými údaji,“ upozorňuje Ivo Vysoudil z České pošty.

Ověřit si, zda máte zřízenou datovou schránku, je možné ve veřejném adresáři na portálu datových schránek. Tam je možné také najít adresy datových schránek pro komunikaci s jinými lidmi, úřady či firmami.

Schránku je nutné stále sledovat kvůli důležitým dokumentům. Usnadňuje to možnost aktivovat si upozornění na nové zprávy e-mailem či SMS. Datové schránky bezplatně uchovávají zprávy jen 90 dnů a pak se smažou. Je proto nutné si je průběžně stahovat a ukládat třeba do počítače, nebo si zaplatit za delší archivaci v datovém trezoru. Nejnižší cena, za uchování 20 dokumentů, je 120 korun za rok.

Množí se případy, kdy lidé nechávají správu datové schránky na účetních, daňových poradcích či jiných expertech, včetně podávání daňových přiznání touto cestou. Je přitom chybou takovým lidem poskytnout kompletní přístup, tedy uživatelské jméno a heslo.

Veškeré úkony se pak v systému datových schránek zaznamenají, jako by je provedl uživatel sám, i když nad tím nemá kontrolu. Přihlašovací údaje k datové schránce navíc umožňují přístup i do dalších státních on-line služeb, takže hrozí únik osobních údajů a jejich zneužití.

Existuje bezpečnější řešení – v nastavení datové schránky určit takzvanou pověřenou osobu, případně na portálu Moje daně v nastavení schránky DIS+ přidat uživatele ve správě pověrení přístupem. Další možnost je nechat přiznání na daňovém poradci, který využije vlastní datovou schránku.