Kdo neumí s počítačem, má za rok smůlu. Nepodá ani daně

Článek si také můžete poslechnout v audioverzi.

Více než 1,2 milionu. Tolik v Česku funguje datových schránek. A čeká je velká budoucnost, soudě z aktuálních i chystaných legislativních změn. Jestli budou lidé a firmy schopni na nový trend automatické elektronizace přistoupit, ukáže čas.

Už za rok se totiž povinně zřídí datové schránky všem podnikatelům. Ti se nemusí o nic starat, elektronickou poštovní schránku jim zřídí ministerstvo vnitra. Jde hlavně o právnické osoby a fyzické osoby podnikatele, které Český statistický úřad (ČSÚ) eviduje v základním registru osob.

Například živnostníků a fyzických osob, kteří podnikají v zemědělství nebo podle jiného než živnostenského zákona, ČSÚ eviduje 2,12 milionu, z toho 1,1 milionu jako aktivních. Právnických osob různých forem jsou další stovky tisíc. Datové schránky se budou zřizovat všem, nejen těm aktivním.

Pro právnické osoby ani podnikající fyzické osoby z toho, že jim stát zřídí datové schránky, nevyplývá povinnost korespondovat pouze přes datovku. Pokud budou chtít s okolním světem i nadále komunikovat dopisem na papíře, mohou. „Držitel schránky nemá povinnost schránku používat pro odeslání zpráv. Je čistě na jeho rozhodnutí, zda ji pro odesílání využije,“ potvrzuje mluvčí ministerstva vnitra Jiří Korbel.

Jak ale vysvětlujeme níže, uživatelé datových schránek z řad podnikatelů budou muset korespondenci elektronicky alespoň přijímat. A to od úřadů i občanů či firem, kteří se rozhodnou s podnikatelem jednat právě přes datovku.

A navíc – pokud se nezmění daňový řád, budou muset prostřednictvím datové schránky nebo jiným elektronickým způsobem s ověřením identity odesílatele podávat veškerá daňová přiznání.

Nutno připomenout, že datovky jsou ekonomicky výhodné a že listinná korespondence vyjde dráž. Komunikace s úřady přes datovou schránku je zcela zdarma. Odeslání tzv. poštovní datové zprávy (PDZ), tedy digitálního ekvivalentu doporučeného dopisu nebo dopisu do vlastních rukou v soukromém sektoru, který si mohou vzájemně posílat právnické osoby, podnikající fyzické osoby nebo občané, stojí pět korun. Tedy výrazně méně, než na kolik přijde papírový doporučený dopis.

Dle hrubého odhadu ministerstva vnitra by jen stát mohl díky povinnému rozšíření držitelů datových schránek ušetřit na poštovném řádově několik miliard ročně.

Václav Provazník ze společnosti IBM nadcházející změnu hodnotí pozitivně. Upozorňuje ale, že bude třeba se zaměřit na efektivní komunikaci a minimalizaci rizik. „Nemělo by se stát, že budou existovat lidé, kteří o zřízení své datové schránky nebudou vědět nebo ji nebudou umět správně používat. A tak ani nebudou vědět, že jim do ní něco zásadního přišlo,“ podotýká.

Poukazuje také na fakt, že někteří podnikatelé stále nepřešli na elektronickou evidenci zakázek nebo dokladů, a budou se tak muset naučit s datovou schránkou a elektronickou agendou naučit správně pracovat. „Pro digitalizaci je to ale potřebné, a tak je to krok správným směrem.  Zároveň je dobře, že v některých případech zůstane zachována možnost komunikovat v tradiční formě,“ dodal Provazník.

Přístupové údaje ke své datové schránce podnikatelé dostanou poštovní zásilkou do vlastních rukou. „Uživatelé však také mohou pro přihlášení využít služeb Identity občana, pokud disponují některým z prostředků pro elektronickou identifikaci,“ doplnil mluvčí resortu vnitra Jiří Korbel.

Nejjednodušší to je s bankovní identitou, využít se dá také eObčanka, MojeID, NIA ID, Mobilní klíč eGovernmentu nebo čipová karta Starcos.

Pokud už má někdo osobní datovou schránku a zároveň je podnikající fyzickou osobu, bude mít schránky dvě. „Držitel schránky může použít i svou schránku fyzické osoby, nicméně úřad by při adresaci měl respektovat typy schránek a záležitosti vztahující se k podnikání zasílat do schránky podnikající fyzické osoby,“ vysvětluje Korbel.

Malou revoluci už datové schránky zažily nyní. Od 1. ledna totiž funguje automatický příjem poštovních datových zpráv (PDZ). Z právního pohledu je PDZ zcela rovnocenná odeslání doporučeného dopisu nebo dopisu do vlastních rukou. Zpráva se považuje za doručenou již okamžikem přihlášení oprávněné osoby do datové schránky.

Fikcí byla k polovině ledna podle Korbela doručena už více než tisícovka soukromých zpráv poslaných do datových schránek.

Podle ministerstva vnitra platí v lednu 2022 přechodné období, kdy se doručování PDZ fikcí uplatňuje pro nové datové schránky a schránky s povoleným příjmem PDZ, kterých je aktuálně 991 tisíc. Od druhého týdne v únoru 2022 to platí pro všechny zpřístupněné datové schránky.

Vypnout si automatický příjem PDZ mohou jen uživatelé u datové schránky pro fyzické osoby, zatímco datové schránky pro podnikající fyzické a právnické osoby budou mít příjem trvale povolený.

„Věřím, že benefity výrazně převažují. Datová zpráva je výhodnější a jednodušší než tradiční doporučený dopis, domnívám se, že to uživatelům ve finále zjednoduší život. Nevznikají ani zásadní dodatečná rizika oproti tradiční formě, jak prokazatelně doručit zprávu, naopak jsou některá, například díky notifikačnímu systému (lze si nastavit upozornění esemeskou nebo e-mailem při příchodu nové zprávy, pozn. red.), odstraněna,“ míní Václav Provazník z IBM.

Povinnost používat datovou schránku mají na rozdíl od soukromých uživatelů úřady. A to v případě, že chtějí psát někomu, kdo datovku má zpřístupněnou. Než nějaký dopis odešlou, musí si ověřit, že adresát datovou schránku zpřístupněnou nemá. Jinak může člověk dopis uložený na poště ignorovat a nevztahuje se na něj to, co je v úřední listině napsáno.

„Vlivem chybného úředního postupu zejména hrozí neúčinnost doručení tohoto úředního dopisu v případě doručení fikcí, která může mít za následek neplatnost úředního úkonu,“ uvedl mluvčí resortu vnitra Jiří Korbel.

Pokud ovšem člověk zásilku osobně převezme na poště, je doručení platné. „Chybný úřední postup je dále možné v některých případech napadnout soudní cestou, například žalobou na náhradu škody způsobené chybným úředním postupem,“ doplnil Korbel.

Že i úředníci chybují, dokazuje zkušenost autorky článku, která datovou schránku má. I přesto jí po jejím zřízení nejméně dvakrát do e-mailu přišlo oznámení, že má na poště v místě trvalého bydliště uloženou zásilku (od různých úřadů). Požádala tedy přes datovou schránku úřad, od kterého přišel poslední dopis, aby s ní komunikoval datovkou. Od té doby korespondence spolehlivě funguje jen na elektronické bázi.