Najíst se ze dvou pizz. Sedm rad, jak zefektivnit online poradu

„Před poradou se ujistěte, že technika poslouchá. Zkontrolujte si prezentaci, osnovu, poznámky, otázky, problémy. Mějte to na paměti. Dopředu si rozmyslete, komu budete adresovat který dotaz,“ radí zakladatel společnosti J.I.P. pro firmy Jiří Jemelka, čemu věnovat pozornost, ještě než vstoupíme do online „zasedačky“.

„Největším esem v rukávu je to, co děláte během porady. Věnujte jí plnou pozornost. Věnujte se tomu, co se děje právě tady a teď na vašem pracovním videochatu. Multitasking totiž na poradách moc dobře nefunguje. Když se nesoustředíte, snadno si uříznete ostudu a vypadnete z role i tématu. Upozornil bych také, že nevěcnou poradou ztrácíte čas svůj i ostatních,“ dodává Jemelka.

Porada potřebuje tři zásadní věci – cíl, datum, s nímž účastníci počítají, a dobrého moderátora. „Proto bych doporučil šéfům se v moderaci a komunikaci trvale zlepšovat. A také poradě dejte jasný scénář, se kterým budou všichni obeznámeni,“ radí podnikatelský kouč.

Často jsou porady, ať už ty virtuální nebo osobní, brány jako něco negativního, jako ztráta času a nutné zlo. Podle psychologa Dalibora Špoka však dělají velkou službu pro spokojenost zaměstnanců, kteří díky nim získávají pocit pospolitosti a motivace.

Špok jako tip radí rozdělit online porady do dva druhů. Pravidelnou technickou poradu, které se zúčastní jen ti nejnutnější účastníci a bude trvat jen několik minut. Druhá pak má funkci často mnohem důležitější – tu motivační. „Tento typ porady by měl probíhat jinak. Každý z účastníků by měl mít možnost něco říct, vyjádřit svoje pocity a názory,“ říká Dalibor Špok.

A i přesto, že právě věcnost a efektivita udělaly z virtuálních schůzek účinný nástroj, neznamená to, že by z nich zmizela lidskost nebo humor. „Špetka humoru nebo správně mířený vtip se pro znovuzískání pozornosti vždycky osvědčily,“ připomíná Jemelka.

V dobách, kdy si většina lidí teprve zvyká na nové možnosti, které online porady přinášejí, je důležité, aby technologie byly opravdu pomocí. Musí být jednoduché, aby nevyžadovaly pozornost, kterou je potřeba věnovat obsahu porady.

„Při samotné poradě využívejte video. Pokud ho máte vypnuté, je to, jako byste měli nasazenou roušku přes celý obličej. A všichni jsme si vyzkoušeli, jak zakrytá tvář omezuje porozumění. Velká část komunikace je předávána nonverbálně, a výraz v obličeji je tak pro ni důležitý. Naučte se využívat funkci ‚Mute‘. Pokud je na schůzce více lidí, s ohledem na srozumitelnost je dobrým zvykem, že ten, kdo nehovoří, si vypne mikrofon,“ říká Michal Stachnik, generální ředitel české pobočky technologické společnosti Cisco.

Kouzlo nástrojů pro vzdálenou komunikaci tkví také v tom, že na jedno kliknutí se můžete propojit s kýmkoliv ihned. Není proto potřeba dělat velké mítinky, kde má řada účastníků jen dílčí úlohu. „Takové lidi je možné přizvat jen na chvíli, kdy je jejich vstup potřeba, a pak se mohou zase odpojit. Tento postup výrazně zvyšuje efektivitu. S tím souvisí možnost využívání takzvaných virtuálních místností,“ nabízí tip Stachnik.

U virtuálních místností jde vlastně o prostor v komunikační aplikaci, kde si v rámci plánování mítinku účastníci vyjasní agendu ještě před schůzkou. Během schůzky zde mohou spolupracovat na dokumentech nebo si dělat poznámky a do stejného prostoru mohou vše související také ukládat a po schůzce dořešovat detaily.

Technologie se vyvíjejí poměrně rychle. Chcete-li, aby online porady působily maximálně přirozeně, je důležité využívat kvalitní prostředky. Ať už jde o použitý software, nebo hardware.

Když na začátku pandemie nastoupilo najednou velké množství lidí na home office, začali používat starší videokamery, sluchátka a mikrofony, které měli doma. Zastaralé vybavení ale nemůže naplnit současné požadavky. „Čím častěji videoporady pořádáte, tím více byste měli dbát na kvalitu využívaných technologií. Ty kvalitnější si dokonce dokážou poradit i s horším internetovým připojením, a i když není k dispozici kvalitní připojení, zvládnou zajistit vyhovující videokonferenci – operativně totiž sníží kvalitu videopřenosu, aniž by se snížila kvalita zvuku,“ říká šéf českého Cisca.

V případě každodenního častějšího využívání videokonferencí je pak podle něj vhodné vybavit se specializovanými stolními videokonferenčními jednotkami, které poskytnou nejvyšší kvalitu přenášeného zvuku a obrazu a krom toho jsou vybaveny řadou užitečných funkcí. „Pokud si navíc videokonferenci pustíte na takovém zařízení, můžete mít notebook stále k dispozici pro práci a psaní poznámek,“ dodává.

Klíčový pro efektivitu online mítinku je počet účastníků. Pokud je jich mnoho, přestává být efektivní. „U osobních týmových schůzek se obvykle držím pravidla dvou pizz – tedy že účastníků by mělo být maximálně tolik, aby se najedli ze dvou pizz. U online porad je to stejné. Porady jsou pak rychlejší a více se na nich vyřeší,“ říká Stachnik podle svých zkušeností z vedení virtuální porady.

Na poradě není podle jeho názoru nutné vyřešit vše. Stačí si pouze stanovit cestu a způsob řešení. Dílčí pokroky pak mohou zaměstnanci sdílet v rámci virtuální zasedačky, kde se propojí pomocí krátkých zpráv nebo sdílením potřebných dokumentů.

Obecně je vhodné dělat raději více kratších porad s méně účastníky než naopak. Větší mítinky by pak měly mít svého moderátora, který zodpovídá za dodržování agendy, řídí průběh a kontroluje, kdo se připojuje.

Od začátku roku se v rámci rostoucího zájmu o využívání online schůzek spustil doslova boom s novinkami, které mohou jejich chod zjednodušit a zefektivnit. Jsou to například virtuální asistenti, kteří dokážou z porady udělat zápis, vyznačit uložené úkoly, nebo během porady dohledávat související informace.

Moderní videokonference pak dokážou přiřazovat automatické jmenovky k jednotlivým účastníkům (což zlepšuje přehled v diskusi), nebo třeba nechat kameru sledovat mluvčího. „Pocit z takového online mítinku je pak velmi realistický. Velkým přínosem jsou také technologie pro eliminaci hluku v pozadí. Podle našeho průzkumu je nežádoucí hluk při videokonferencích jedním z nejčastějších a nejvíce frustrujících faktorů, které zaměstnance rozptylují,“ vysvětluje Michal Stachnik.