Článek
Pro řadu firem představoval nucený přechod k práci z domova na začátku roku spíše chaos. Druhá vlna koronakrize tak s sebou nese novou možnost udělat návrat do režimu home office promyšleně.
Tady je několik tipů od odborníků, které vám návrat na home office usnadní.
1. Plánujte
Základem efektivní práce v režimu home office je schopnost udělat si plán a toho se držet. „Pokud víte, že v pracovním režimu mimo kancelář plavete, vůbec bych nezavrhoval si každý večer sepsat, co vás nadcházející den čeká,“ radí zakladatel společnosti J.I.P. pro firmy Jiří Jemelka. Zaručeným způsobem je pak rozpracovat projekty do bodů, které člověka provedou úkoly až ke zdárnému splnění. Je to také krok k efektivitě a lepšímu vyhodnocování vlastní práce. „Možná nakonec po pár dnech práce z domova zjistíte, že jste mnohem efektivnější, než jste čekali,“ dodává ze zkušenosti Jemelka.
2. Prostředí je základ
Aby člověk fungoval i z domova co nejlépe, je vhodné zřídit pracovnu nebo alespoň pracovní kout s veškerým potřebným vybavením. „Vyšetřete trochu času a prověřte techniku, komunikační kanály, kvalitu internetového připojení, funkčnost vzdálených přístupů apod. Připravená technika vám ušetří mnoho starostí,“ připojil šéf J.I.P. další nápad, který usnadní návrat práce zpět do obýváků. Zásadní pro koncentraci jsou i faktory, které by člověka na první pohled ani nenapadly. „Zamyslete se i nad ergonomií místa. Je stůl dost velký a má správnou výšku? Máte kvalitní židli, která ulehčí zádům? Je v místě dostatek světla? Tyto parametry značně ovlivňují náš výkon a míru únavy,“ dodává Jemelka.
3. Připravte rodinu
Na návrat režimu home office připravte kromě svojí domácí kanceláře také rodinu. „Dětem je potřeba vysvětlit, že to není dovolená - a podle toho zorganizovat režim domácnosti. Proberte, v jakém časovém rozmezí potřebujete na práci klid. Prodiskutujte, že rušit by vás měly jen v opravdu urgentních případech,“ radí Jiří Jemelka. Zdá se, že plošné uzavírání základních a mateřských škol zatím nehrozí, dá se tedy alespoň část dne věnovat práci nerušeně.
4. Technologie pomohou socializovat se
Člověk je tvor sociální a potřebuje určitou dávku lidské interakce s kolegy. Pár vět prohozených u firemního kávovaru, rychlá konzultace s kolegou, který si s něčím neví rady, jeho upřímné poděkování – to všechno jsou střípky, které podporují naši motivaci k práci a bez nich je to obtížné. I s tím ale podle šéfa české pobočky technologické společnosti Cisco Michala Stachníka technologie dokážou při troše kreativity pomoct. „Pracovní týmy by se měly naučit využívat nástroje pro vzdálenou komunikaci. Díky nim každý funguje, jak potřebuje, ať už je na cestách, v kanceláři nebo doma, a stejně tak se připojujeme ke schůzkám.“
5. Online pivo po práci
„Abychom udrželi i jiný než pracovní kontakt s kolegy, tak v době uzavření kanceláře pořádáme navíc ještě pravidelné online pivo – neformální virtuální setkání, které nám pomáhá nahrazovat kontakt v pracovním prostředí. V normální situaci bychom si dali společný drink v hospodě, ve virtuálním prostředí si každý otevře svoje pivo doma, ale společný přípitek a neformální konverzaci zprostředkují technologie,“ vysvětluje Michal Stachník, generální ředitel české pobočky Cisco.
6. Pravidelné přestávky
Nezapomínejte také na pravidelné přestávky v pracovním režimu. Protáhněte se, zhluboka dýchejte. „Pracovat osm hodin v kuse zvládne málokdo. Naopak malá přestávka může váš výkon v režimu home office rapidně zvednout,“ říká Jemelka. Čemu je naopak vhodné se pro dobrou koncentraci vyhnout, je surfování po internetu, online nákupy a utápění času na sociálních sítích. „Dnes už lze mnoho aplikací nastavit tak, abyste na nich netrávili zbytečně příliš dlouhou dobu,“ nabízí tip šéf J.I.P. pro firmy.
Anketa
7. Práce vs. soukromý život
V domácím prostředí člověk musí prokázat jistou míru disciplíny, aby se dokázal věnovat práci, ale aby také dokázal udržet rovnováhu mezi ní a soukromým životem. Podle Michala Stachníka je ideální naplánovat si pracovní bloky, kdy se člověk bude věnovat danému úkolu a pak může přijít pauza nebo jiný úkol. „Plánování je klíč. Stejně jako máme v hlavě nastavenou dobu, kdy obvykle v kanceláři zaklapneme počítač a odcházíme domů, je dobré si takový čas určit i doma. Klidně si na to nastavte časovač,“ dodává.
8. Buďte kreativní
Pevný denní harmonogram a méně rozptylování mohou značně pomoci s koncentrací. Pokud je na home office člověk efektivní, dostává spolu s tím další skvělou možnost. „Rozvážete si ruce ke kreativnější činnosti, budete moci svojí firmě či podnikání nabídnout něco navíc. Anebo následně získaný čas budete moci trávit s rodinou bez toho, aniž byste v hlavě dumali nad tím, co jste nestihli,“ říká podnikatelský kouč. Home office může být totiž také skvělá příležitost, jak ušetřit určité penzum času, třeba cestováním.
9. Home office je budoucnost
Nedělat z komára velblouda. I když už nyní víme, že práce z domova není vůbec snadná, měli bychom tento režim brát jednoduše jako fakt, na kterém není nic tak zvláštního - a naopak co nejlépe přizpůsobit prostředí také ve firmě. „V pracovní rovině v naší firmě už ani neděláme rozdíl mezi online schůzkou a fyzickým meetingem, splývají nám v jedno. Když někdo organizuje schůzku a zamluví fyzickou zasedačku, je zcela jedno, jestli ostatní účastníci přijdou osobně, nebo se objeví na obrazovce, která je přirozenou součástí zasedací místnosti,“ vysvětluje Stachník k tématu home office.
Podle něj se bude právě takové hybridní prostředí v současné době stávat standardem ve většině firem. A změnit by se toho ze strany firmy mělo víc. „Přizpůsobit by se tomu měly firemní procesy i kancelářské prostředí. Ubyde velkých zasedaček a naopak přibyde takzvaných huddle space – menších zasedacích prostor vybavených videokonferenční technologií. Takové prostředí přesně odpovídá potřebě většího množství menších a kratších online schůzek,“ vysvětlil ředitel české pobočky Cisco.
10. Rada šéfovi
A jedna rada pro vedoucí pracovníky na závěr. Nastavte pravidla komunikace tak, aby nedocházelo k nedorozuměním. „Máme tu plánování, harmonogramy a následné pravidelné reporty, v nichž zaměstnanci shrnují, co se povedlo a nepovedlo, kolik to zabralo času, a případně navrhují, co by pro úspěšné splnění daného úkolu bylo potřeba,“ říká Jiří Jemelka.
Dalším nástrojem podle něj mohou být denní stand-upy, tedy denní porady, kde si v rychlosti „seřídíme hodinky i kooperativu“. Je také potřeba lidi motivovat k tomu, aby byli opravdu upřímní.
Týmy i šéfové by také měli být připraveni na to, že ne vše půjde jako po másle. „Měla by zde existovat metodika, jak zaměstnance propojit, případně mentorovat, když nějaký zádrhel přijde. Lidé by se neměli cítit v rámci home office osamocení, a proto je dobré, pokud manažeři použitím vhodných technologií podporují komunikaci v rámci týmů i v rámci celé firmy. Zaměstnance motivuje také to, pokud ví a cítí, že má v rámci organizace určitou váhu. Ptejte se jako šéfové na to, co potřebují, zajímejte se o ně nejen jako o tvůrce HDP, ale také jako o lidi,“ dodává Jemelka v závěru.
